Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales - Mono AI

Última actualización: Octubre 12, 2026

1. Introducción

En Mono AI S.A.S. (“Mono”, “nosotros”), somos conscientes de la sensibilidad de los datos personales y, en especial, de la información relacionada con la salud. Nuestra Plataforma Mono permite a clínicas, IPS y profesionales de la salud gestionar agendas, registrar historias clínicas electrónicas, transcribir consultas, generar órdenes médicas y emitir reportes obligatorios como los RIPS. La Plataforma también puede usarse desde una extensión de Google Chrome (sección 19).

La historia clínica en Colombia es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, lo que significa que solo puede ser accedida por quienes la ley autoriza, debe conservarse por plazos mínimos y tiene plena validez probatoria en procesos judiciales o administrativos. Conscientes de esta responsabilidad, en esta Política explicamos de manera clara cómo tratamos los datos por cuenta de nuestros clientes, bajo qué normas lo hacemos, qué medidas de seguridad aplicamos y qué ocurre en cada etapa de la relación contractual.

2. Alcance

Esta Política aplica a todos los datos personales y clínicos tratados por Mono en calidad de Encargado del Tratamiento. Incluye la información de los pacientes que es procesada en la Plataforma, así como los datos de contacto y facturación de los clientes y sus usuarios autorizados.

El documento está dirigido a los clientes de Mono (clínicas, IPS y profesionales de la salud), quienes son los Responsables del Tratamiento frente a pacientes y autoridades.

3. Marco normativo

Mono cumple con la normativa colombiana en materia de salud y protección de datos, entre la cual se destacan:

• Constitución Política (arts. 15, 23, 74 y 229).
• Ley 23 de 1981 (Ética Médica).
• Resolución 1995 de 1999 (manejo, custodia y confidencialidad de la historia clínica).
• Resolución 839 de 2017 (conservación mínima de quince años).
• Resolución 3100 de 2019 (estándares técnicos de habilitación en salud).
• Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales).
• Ley 2015 de 2020 (historia clínica electrónica interoperable).
• Resolución 866 de 2021 (privacidad desde el diseño y seguridad digital).

4. Responsable y Encargado del Tratamiento

De acuerdo con la ley:

• El Cliente (clínica, IPS o profesional de la salud) es el Responsable del Tratamiento, pues decide sobre las finalidades y medios del uso de la información. También es quien obtiene las autorizaciones de los pacientes y responde frente a autoridades y titulares.
• Mono AI S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente para prestar los servicios contratados, bajo instrucciones del Cliente y con las garantías técnicas y organizativas que exige la ley.

Mono no utiliza la información para fines distintos al funcionamiento de los servicios ofrecidos a través de la plataforma, no comparte los datos con terceros sin autorización y no decide sobre su finalidad.

5. Principios rectores

Toda la operación de Mono se rige por principios legales y éticos como:

• Legalidad y finalidad: tratamos datos de manera lícita y con propósitos legítimos.
• Proporcionalidad y minimización: recolectamos únicamente lo necesario para la operación.
• Veracidad y calidad: la información debe ser exacta, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
• Acceso restringido y confidencialidad: sólo los usuarios autorizados pueden consultar los datos.
• Seguridad: adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para mantener la seguridad de la información evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Integralidad y secuencialidad: la historia clínica debe reflejar de manera ordenada y cronológica la atención del paciente. De igual manera, se refleja cualquier cambio a la historia de forma cronológica.
• Disponibilidad y oportunidad: la información es accesible cuando se requiera y es registrada en el momento de la atención.

6. Datos tratados

Mono procesa, en nombre de sus clientes:

• Datos de pacientes: identificación, datos de contacto, información clínica (diagnósticos, notas médicas, órdenes, resultados, consentimientos, imágenes y anexos) y datos administrativos relacionados con facturación de servicios de salud.
• Grabaciones de audio de las consultas, cuando el profesional decide grabarlas, y su transcripción.
• Datos de clientes y usuarios autorizados: identificación, contacto, información de facturación, credenciales de acceso, roles y trazabilidad de actividades realizadas en la Plataforma.
• Datos técnicos: dirección IP y navegador desde el que se hace cada acción registrada, y la cookie de sesión que mantiene la sesión iniciada.

7. Finalidades del tratamiento

La información es tratada exclusivamente para:

• Prestar los servicios contratados de historia clínica electrónica, agenda y transcripción.
• Generar órdenes médicas, facturación y reportes como los RIPS.
• Mantener copias de seguridad y continuidad operativa del sistema.
• Cumplir con obligaciones legales en salud y protección de datos.
• Proporcionar soporte técnico y comunicaciones contractuales al Cliente.
• Analizar el desempeño de la Plataforma y mejorar funcionalidades, en todo caso con información agregada o anonimizada.

Mono no utiliza la información de pacientes con fines comerciales o de marketing.

8. Conservación y custodia

La normativa colombiana establece que las historias clínicas deben conservarse por un periodo mínimo de quince (15) años desde la última atención, con posibilidad de plazos mayores en casos especiales (violaciones a derechos humanos, procesos judiciales en curso, entre otros).

Durante la vigencia del contrato, Mono asegura la custodia técnica de los datos mediante almacenamiento seguro, acceso restringido y medidas de integridad y disponibilidad. Sin embargo, la custodia legal corresponde siempre al Cliente, quien es el Responsable ante autoridades y titulares.

Cuando el Cliente decide terminar su relación contractual con Mono, ya sea por vencimiento del plazo o retiro anticipado, se sigue este procedimiento:

1. Entrega de respaldo: Mono entrega al Cliente un respaldo integral de todas las historias clínicas y demás datos procesados en la Plataforma, en formatos estándar interoperables (PDF/A, CSV, JSON e imágenes).
2. Traslado de custodia: a partir de la entrega, el Cliente asume de manera exclusiva la obligación legal de conservar la información por los plazos establecidos.
3. Eliminación en Mono: después de treinta (30) días calendario de la entrega, Mono elimina sus copias operativas, salvo que exista acuerdo expreso para continuar con un servicio de archivo delegado.
4. Archivo delegado (opcional): si el Cliente lo solicita y se pacta por contrato, Mono puede seguir manteniendo un repositorio seguro en nombre del Cliente. En todo caso, la responsabilidad legal de la custodia sigue en cabeza del Cliente.

9. Medidas de seguridad

Mono aplica medidas de seguridad diseñadas para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o alteración. Estas incluyen:

• Infraestructura en AWS: almacenamiento cifrado en la nube de AWS que garantiza alta disponibilidad y copias de seguridad periódicas.
• Controles de acceso: Mono cuenta con gestión de roles y contraseñas seguras.
• Trazabilidad: Hay un registro detallado de accesos y actividades realizadas por usuarios autorizados, con su fecha, hora y dirección IP.
• Integridad de la historia clínica: los registros no pueden ser borrados una vez hayan pasado 24 horas desde la consulta; las correcciones se realizan mediante nuevas anotaciones con fecha, hora y autor.
• Firmas electrónicas o digitales: El uso de firma electrónica es aplicable en procesos de telemedicina y en otros casos según necesidad del Cliente. Cada firma tiene trazabilidad de acuerdo con la fecha y hora en la que fue realizada.
• Certificación técnica: un ingeniero acreditado por COPNIA certifica que la Plataforma cumple con los requisitos de la Resolución 3100 de 2019 en autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
• Medidas organizativas: implementamos acuerdos de confidencialidad, capacitaciones internas y políticas de seguridad de la información para garantizar que nuestros colaboradores cumplan con la normatividad.

10. Transferencias internacionales

Los datos pueden ser almacenados en servidores ubicados fuera de Colombia (ej. AWS en distintas regiones) y, en algunos casos, procesados mediante integraciones de inteligencia artificial. Los proveedores que tratan datos por cuenta de Mono son: Amazon Web Services (infraestructura, almacenamiento y modelos de inteligencia artificial), Google (servicios de inteligencia artificial) y Groq (transcripción de voz a texto). Estas transferencias se realizan bajo contratos de encargo, con cifrado y controles equivalentes a los exigidos en Colombia. El Cliente es responsable de informar a los pacientes sobre estas transferencias cuando corresponda.

Mono puede utilizar la Inteligencia Artificial para el tratamiento de datos personales de los titulares, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, e implementando buenas prácticas para el uso adecuado de estas soluciones tecnológicas.

11. Derechos de los titulares y rol del Cliente

Los pacientes, como titulares de la información, ejercen sus derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión directamente ante el Cliente, que es el Responsable del Tratamiento.

Cuando el Cliente recibe una solicitud válida, Mono lo apoyará en la ejecución técnica de la misma, por ejemplo, exportando información, o actualizando registros. Mono no atiende solicitudes directas de pacientes, salvo instrucción expresa del Cliente o requerimiento de una autoridad competente.

12. Incidentes de seguridad

Si se presenta un incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos, Mono activará su protocolo interno de respuesta. Este protocolo incluye la detección del evento, su contención inmediata y un análisis preliminar.

Una vez confirmada la existencia del incidente, Mono notificará al Cliente en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, a través de los canales de contacto oficiales definidos en el contrato. La notificación incluirá la naturaleza del incidente, los datos potencialmente afectados y las medidas adoptadas hasta ese momento.

Posteriormente, Mono entregará un informe complementario con los resultados de la investigación, las causas identificadas y las acciones de mitigación aplicadas. Mono acompañará al Cliente en la preparación de reportes a autoridades y en las medidas correctivas necesarias para restaurar la seguridad del servicio.

13. Procedimiento de solicitudes y reclamaciones

Los Clientes pueden presentar solicitudes o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos a través de los canales habilitados por Mono: correo electrónico a gerencia@monoasistente.com.

Mono confirmará la recepción de la solicitud, asignará un número de radicado y dará respuesta en los plazos previstos por la ley (10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, prorrogables en casos justificados).

14. Acceso a la información

El Cliente puede solicitar acceso a los datos que reposen en la Plataforma, incluyendo la información asociada a sus pacientes y usuarios, las finalidades del tratamiento y los terceros a quienes se haya transferido información cuando ello aplique por obligación legal.

Mono podrá negar el acceso cuando la solicitud vulnere la confidencialidad de terceros, involucre datos sujetos a reserva legal o pueda afectar investigaciones en curso.

15. Rectificación, supresión y bloqueo

Mono implementará, por instrucción del Cliente, las solicitudes de rectificación de datos inexactos, supresión de información tratada en contravención a la ley o bloqueo temporal de datos. En el caso de historias clínicas, se mantendrá siempre el registro original y las correcciones se harán mediante anotaciones adicionales, respetando la trazabilidad y los plazos mínimos de conservación exigidos por la normativa colombiana.

16. Oficial de Protección de Datos

Mono ha designado a un Oficial de Protección de Datos (DPO), encargado de coordinar la implementación de esta Política, atender solicitudes de los clientes y actuar como punto de contacto con autoridades competentes.

Correo de contacto: gerencia@monoasistente.com

17. Actualizaciones de la Política

Mono revisa periódicamente esta Política y la actualizará cuando se presenten cambios regulatorios, tecnológicos y organizativos. Cada nueva versión indicará su fecha de vigencia y será publicada en el sitio web. Cuando los cambios sean sustanciales, informaremos a los clientes mediante los canales habituales, incluyendo notificaciones en la Plataforma o correos electrónicos.

18. Uso de cookies

La Plataforma de Mono utiliza cookies estrictamente necesarias para la autenticación de usuarios y la prestación del servicio. Estas cookies permiten mantener la sesión activa y garantizar la seguridad de la navegación. La extensión Mono Sidecar lee esta misma cookie de sesión de Mono para que el profesional no tenga que iniciar sesión otra vez; no lee cookies de ningún otro sitio. El Cliente puede configurar su navegador para bloquear o rechazar cookies, pero debe tener en cuenta que algunas funcionalidades esenciales de la Plataforma podrían verse afectadas.

19. Mono Sidecar (extensión de Chrome)

Mono Sidecar es una extensión de Google Chrome que conecta la Plataforma Mono con el software de historias clínicas que el profesional ya usa. Funciona como un panel al lado de ese software y trata los mismos datos descritos en esta Política, con las mismas finalidades, medidas de seguridad y proveedores. Además:

• Solo actúa en los sitios que el profesional aprueba. Chrome pide permiso para cada sitio, y el profesional puede retirarlo cuando quiera desde el panel.
• En esos sitios lee la estructura del formulario (los nombres de los campos) y el nombre y documento del paciente que muestra la página, para comprobar que la nota se escribe en la historia del paciente correcto. Envía a Mono los nombres de los campos para saber dónde va cada sección de la nota; no envía el resto del contenido de la página.
• Graba el audio de la consulta solo cuando el profesional inicia la grabación, y lo envía a Mono para transcribirlo y redactar la nota.
• Guarda en el navegador del profesional la lista de sitios aprobados, el estado de la consulta abierta en el panel y la aceptación del aviso de datos. Observa los cambios de página en la pestaña de la historia clínica y el campo en el que el profesional hace clic, solo para escribir la nota en el lugar correcto. Esta información no sale del navegador.

El uso que Mono hace de la información recibida a través de Mono Sidecar cumple la Política de Datos de Usuario de Chrome Web Store, incluidos los requisitos de Uso Limitado. En particular: Mono no vende esta información, no la usa ni la transfiere para fines distintos de documentar las consultas del profesional, no la usa para publicidad ni para evaluar la solvencia o conceder créditos, y las personas de Mono no la consultan salvo con autorización del Cliente, por razones de seguridad o por obligación legal.

20. Contacto